Assistant administratif / Assistante administrative

Vos missions: Accueillir les visiteurs et des mails entrants (renvoi vers le bon destinataire, réponse aux mails des clients, suivi des réponses ; etc..) Gestion du standard téléphonique (renseignements et redirections des appels) Gestion administrative Participation à la gestion des fournisseurs En lien avec l'assistante de gestion, le directeur d'agence et/ou la responsable comptable : Préparation des règlements et envoi aux fournisseurs Saisie des produits d'entretien dans le logiciel CIEL Suivi des mises à jour dans le logiciel CIEL Reporting des produits à faire pour le Directeur d'agence Classement des factures d'achats pour la préparation de la TVA Saisie des achats propres à la gestion commerciale Gestion de l'archivage mensuelle Participation à la gestion des clients : En lien avec l'assistante de gestion, le directeur d'agence et/ou la responsable comptable : Relance et suivi des clients - envoi des relevés de comptes via CIEL Remise de chèques et enregistrement des règlements dans CIEL Participation à la gestion de l'exploitation Suivi des CP avec le directeur d'agence et le responsable d'exploitation Aide à la planification sur withtime Gérer la commande des fournitures et équipements de travail (blouse, gants, chaussures, masques.) Recensement des besoins Regroupement des commandes Réception de la marchandise Suivi des stocks Traiter, classer, archiver l'ensemble des documents et les tenir à disposition des équipes Missions ponctuelles Support administratif auprès des différents services (comptabilité, RH...) et des autres activités des sociétés. Compétences requises /Profil Etre un excellent communiquant et savoir développer un bon relationnel Faire preuve d'initiative Avoir le sens des responsabilités Faire preuve de rigueur et planifier son activité Respecter les délais et les priorités Être très organisé(e) et polyvalent(e) Rendre compte de son activité Respecter la confidentialité Travailler en équipe Savoir alerter en cas de dysfonctionnement lié aux opérations de gestion