Assistant administratif / Assistante administrative

Mission principale : Assurer le secrétariat administratif du département événementiel, garantir un accueil téléphonique de qualité et contribuer au bon fonctionnement administratif du service. Activités : Accueil et communication - Assurer l'accueil téléphonique des clients, intérimaires, partenaires et fournisseurs. - Renseigner les interlocuteurs ou les orienter vers le bon service. - Prendre et transmettre les messages. - Gérer la boîte mail du service. Gestion administrative - Saisir et mettre à jour les dossiers administratifs. - Classer, archiver et numériser les documents. - Rédiger des courriers, attestations et divers documents administratifs. - Assurer le suivi des courriers entrants et sortants. - Assister le responsable du département dans ses tâches administratives. - Préparer les réunions et rédiger les comptes rendus si nécessaire. - Commander les fournitures administratives. - Participer à l'amélioration des procédures administratives. Gestion des intérimaires - Remettre les chèques ou tout autre moyen de paiement aux intérimaires contre émargement. - Assurer le suivi des remises et conserver les justificatifs. - Répondre aux demandes administratives des intérimaires. - Vérifier la présence des documents nécessaires avant la remise des paiements. Gestion documentaire - Enregistrer les documents entrants et sortants. - Effectuer le classement physique et numérique des dossiers. - Garantir la confidentialité des informations traitées.