Chargé / Chargée d'accueil et d'information
La fonction d'accueil du public est fondamentale pour chaque commune, face à une demande d'information toujours plus large et une législation de plus en plus complexe. Placé(e) sous l'autorité du chef du service de la Relation aux usagers, l'agent chargé(e) d'accueil a pour vocation d'accueillir et renseigner les administrés physiquement et par téléphone. Il/elle est capable d'orienter les personnes vers le bon interlocuteur. Il/ elle est en charge d'ouvrir, d'enregistrer et diffuser le courrier dans les services et il/ elle est en charge de la gestion liée à la réservation de salles de réunion en interne. Par ailleurs il/elle assurera l'intérim du vaguemestre durant ses absences (congés formation, arrêts, etc..) en particulier 3 semaines en août, période pendant laquelle il ne sera pas possible de poser des congés. MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE: Accueil physique et téléphonique des administrés: Assurer un accueil physique et téléphonique des administrés, en offrant un accueil de 1er niveau Saisir les demandes des usagers par le biais de la plateforme en ligne « mes démarches » pour les réclamations ainsi que pour la collecte des encombrants Transmettre les appels en annonçant les interlocuteurs de manière claire et professionnelle Orienter les usagers vers les personnes et services compétents Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité Adopter une tenue correcte et professionnelle Veiller à l'aménagement et à l'ornement de l'environnement de travail en prenant en charge la décoration des espaces lors des événements et fêtes Venir en renfort d'autres services en cas de besoin (mise sous plis.) après validation du N+1 Gestion des informations ou des documents par voie d'affichage au sein des services: Trier, classer et archiver des documents Rechercher, diffuser, sélectionner et synthétiser les informations Créer des fiches procédures et actualiser celles déjà créées Gestion du courrier: Assurer la réception, le tri, la distribution et l'expédition du courrier Veiller à la gestion efficace et organisée du flux de documents sur le logiciel courrier Gestion des informations ou documents par voie d'affichage au sein des services: Trier, classer et archiver des documents Rechercher, diffuser, sélectionner et synthétiser les informations Créer des fiches procédures et actualiser celles déjà créées Vaguemestre en remplacement: Assurer la gestion de l'acheminement du courrier (A/R) et des divers documents internes, dans le cadre de l'organisation mutualisée. Assurer la gestion du courrier pour les partenaires sous conventions (département, syndicat des 3 rivières.) COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE: Maîtrise des outils bureautiques (textes et tableurs) et logiciels métier Réactivité et autonomie Qualités relationnelles et humaines, discrétion, adaptabilité, diplomatie Rigueur et organisation Savoir rendre compte à sa hiérarchie Sens du service public et ses valeurs Polyvalence, sens de l'initiative et de l'autonomie Esprit d'équipe et sens relationnel (modalités d'accueil notamment) Travail du lundi au vendredi. Discrétion professionnelle exigée Mobilité sur les différents sites de l'agglo. Les congés estivaux ne pourront être pris en août.
